17 وسیله ضروری اداری برای راه اندازی یک دفتر خانگی کارآمد
برای راه اندازی دفترخانگی به چه ابزار و وسایلی نیاز داریم؟
زمانی که شروع به راه اندازی یک محیط اداری در خانه خود می کنید، یکی از این دو اتفاق می تواند رخ دهد. شما یا آنچه را که برای راه اندازی دفتر خود به آن نیاز دارید دست کم می گیرید یا بیش از حد برآورد می کنید. شما می توانید به سرعت متوجه شوید که در هر دو مورد دچار مشکل هستید.
از این چک لیست برای ایجاد یک دسته بندی ساده از آنچه در دفتر خانه خود نیاز دارید و چیزهایی که باید در نظر بگیرید استفاده کنید. مواردی را که حتماً باید داشته باشید بررسی کنید و آنهایی را که فکر می کنید در نهایت می خواهید اضافه کنید دور بزنید.
1 . کامپیوتر
تعداد کمی از صاحبان مشاغل کوچک که توانایی کار در خانه را دارند می توانند کار خود را بدون رایانه کامل کنند. تحقیق خود را انجام دهید تا یکی را انتخاب کنید که نیازهای خاص شما را برآورده کند. اگر قصد دارید علاوه بر دفتر کار خانگی خود یک دفتر کار سیار نیز ایجاد کنید، یا اگر کار شما اغلب شامل بازدید از مکان مشتریان یا مشتریان است، یک لپ تاپ را در نظر بگیرید.
2 . مانیتور
اگر رایانه رومیزی دارید، قطعاً به یک مانیتور نیاز خواهید داشت، اما اتصال آن به لپتاپ نیز میتواند مفید باشد – و برای گردن شما راحتتر باشد. بسته به کاری که انجام می دهید، ممکن است مانیتورهای دوگانه را نیز در نظر بگیرید.
3 .اینترنت پرسرعت
اگر می خواهید بصورت آنلاین کارآمدی داشته باشید، اتصال با پهنای باند خوب ضروری است.
4 . میز کار
در حالت ایده آل، فضایی برای یک میز سنتی خواهید داشت که در آن می توانید یک ایستگاه کاری درست از نظر ارگونومی درست کنید. اگر فضایتان شما را مجبور به خلاقیت میکند، میتوانید یک میز، پیشخوان یا سایر سطوح صاف را به آرامی بسازید.
5 . یک صندلی خوب
یک صندلی راحت یکی از مهمترین اجزای هر دفتری است، بنابراین برای انتخاب و سرمایهگذاری روی یک صندلی خوب زمان و دقت صرف کنید. باز هم ارگونومی و راحتی مهم است، بنابراین قبل از خرید حتما صندلی را تست کنید.
6 .روشنایی کافی
سطوح روشنایی کافی برای فضای کار مفید و راحت بسیار مهم است. شما نمی خواهید با سردرد و فشار چشم ناشی از انحراف چشم در نور که خواندن را دشوار می کند، دست و پنجه نرم کنید.
7 . تلفن یا VoIP
ممکن است به یک تلفن ثابت سنتی با تمام فناوری VoIP، خدمات تلفن مبتنی بر اینترنت و تلفنهای همراه موجود نیاز نداشته باشید، اما دسترسی به خدمات تلفن معمولاً زمانی که از خانه کار میکنید ضروری است.
8 . نرم افزار
برخی از صاحبان مشاغل کوچک به سادگی نیاز به دسترسی به word، صفحات گسترده، و برنامه های مدیریت ایمیل دارند، اما برخی دیگر به نرم افزار اضافی که مختص شرکت آنها باشد نیاز دارند. فهرستی از آنچه برای اداره دفتر خانه خود نیاز دارید تهیه کنید.
9 . یک روتر شبکه
اگرچه همیشه لازم نیست، اگر بیش از یک رایانه دارید که به اینترنت نیاز دارد، روتر شبکه ضروری است. اگر لپتاپ و رایانههایی در قسمتهای مختلف خانه خود دارید، یک روتر بیسیم را در نظر بگیرید.
10 . محافظ برق
یک محافظ برق خوب موردی است که اغلب نادیده گرفته میشود، اما باید در هر دفتر خانگی که از تجهیزات کامپیوتری استفاده میکند، جزء اصلی باشد.
11 . دستگاه چاپگر ساده یا چاپگر چند منظوره
بسته به ماهیت کسب و کارتان و حتی اگر دفتر کار بدون کاغذ دارید، ممکن است بتوانید بدون داشتن چاپگر از آنجا فرار کنید. اما احتمالاً مواقع زیادی وجود خواهد داشت که آرزو می کنید ای کاش یکی برای اسکن، فکس یا کپی کردن داشته باشید. به دنبال ماشینهای چند منظوره باشید که میتوانند همه این وظایف را مدیریت کنند.
12 . درایو پشتیبان یا سرور شخصی
پس از راهاندازی دفتر خانگی تان ، به برنامهای برای پشتیبانگیری و محافظت از دادههایتان نیاز دارید. میتوانید از خدمات پشتیبانگیری مبتنی بر ابر برای کپی خودکار فایلهای خود استفاده کنید، اما داشتن یک نسخه پشتیبان داخلی نیز ایده خوبی است. درایوهای خارجی و سرورهای شخصی نسبتاً مقرون به صرفه هستند و می توانند کسب و کار شما را در صورت خرابی رایانه نجات دهند.
مقالات مرتبط : مراحل راه اندازی اولین دفتر خود را بیاموزید!!
13 . منبع تغذیه بدون وقفه (UPS)
یک یو پی اس در صورت قطع برق شما برای مدت محدودی برق پشتیبان را تامین می کند. این می تواند زمان مفیدی بافر برای صرفه جویی در کار و خاموش کردن ایمن تجهیزات به شما بدهد.
14 . یک کابینت پرونده
حتی اگر هدف شما بدون کاغذ بودن باشد، همیشه برخی از اسناد کپی چاپی وجود دارد که باید به آنها آویزان کنید. بهترین مکان برای ذخیره این اسناد تا بتوانید آنها را بیابید، یک کابینت پرونده است که به خوبی سازماندهی شده است.
15 . یک گاوصندوق
در مورد ذخیره سازی صحبت می کنیم، ممکن است برای محافظت از مهم ترین اسناد تجاری خود از گاوصندوق نسوز استفاده کنید. بسیاری از صاحبان مشاغل کوچک نیز از این گاو صندوق های بادوام برای نگهداری نسخه های پشتیبان از اطلاعات خود استفاده می کنند.
یک خردکن برای از بین بردن اطلاعات و اسناد تجاری حساس و محرمانه ضروری است. برای سایر کاغذهای غیر حساس یک سطل بازیافت تهیه کنید.
بسته به نوع کاری که انجام میدهید و فضایی که در اختیار دارید، مطمئناً اقلام دیگری نیز در دفتر خانگی تان به آنها نیاز خواهید داشت. اما اگر از این چک لیست برای شروع به فکر کردن در مورد موارد ضروری استفاده کنید، در راه ایجاد یک دفتر کار خانگی کارآمد خواهید بود.